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Die ALPEN-Methode: Effektives Zeitmanagement im Bewerbungsprozess – Vorteile, Beispiele

 Mit der ALPEN-Methode im Bewerbungsprozess oder privat ein effektives Zeitmanagement aufbauen. Schnell und einfach umsetzbar. Beispiele. Jetzt entdecken.

Das Prinzip der ALPEN-Methode einfach erklärt

Ein gutes Zeitmanagement kann Stress, Frustration oder sogar Burnout verhindern. Eine der am häufigsten verwendeten Zeitmanagement-Modelle ist die so genannte ALPEN-Methode oder das ALPEN-Modell. Ich zeige Dir Schritt für Schritt, wie das Prinzip funktioniert, so dass du es selber anwenden kannst. 

Das Alpen-Prinzip

Das ALPEN-Prinzip geht davon aus, dass man durch eine realistische Planung, Durchführung und Nachkontrolle der täglichen Aufgaben sein (Berufs-)Leben fokussierter und stressfreier meistern kann. Das versprechen viele Zeitmanagement-Modelle – doch die ALPEN-Methode macht es ganz konkret und für jeden anwendbar!

Definition

Was aber genau ist die ALPEN-Methode? Es hat nichts mit dem gleichnamigen Gebirge zu tun, sondern die Buchstaben sind ein Akronym, dessen einzelne Buchstaben für die 5 Schritte des ALPEN-Zeitmanagement-Modells stehen: 

  • A wie “Aufgaben niederschreiben”

Im ersten Schritt geht es darum alle, alle deine Aufgaben eines Tages zu notieren, also:  Welche Tätigkeiten, Aktivitäten, Termine und Projekte stehen an?  Hilfreich ist es dabei, alles zunächst als “To-Do-Liste” niederzuschreiben.

  •  L wie “Länge der Aufgaben festlegen”
Im nächsten Schritt geht es darum, für jede einzelne Aufgabe die Dauer abzuschätzen. Schätze das möglichst realistisch ein und arbeite bei besonders wichtigen Aufgaben mit Deadlines für die Fertigstellung, zum Beispiel:
  • Online-Stellenrecherche: 30 Min.
  • Eintragen der Stellen in eine Liste: 10 Min.
  • Erstellen der Bewerbungen (max. 3 pro Tag): 45 Min.
  • P wie “Pufferzeiten planen”
Mit zeitlichen Pufferzeiten zu arbeiten ist aus zwei Gründen wichtig: Zum einen fehlt es gerade am Anfang bei der Zeitplanung an Erfahrungswerten für eine realistische Einschätzung des Aufwands, dessen es zur Erledigung der Aufgaben bedarf. Ich addiere daher zu meiner ersten Schätzung immer 30 Prozent dazu. Wenn wir dann unsere Aufgaben während des Tages planen, vergessen viele jene Aufgaben oder Ereignisse, die ungeplant und plötzlich auf uns einprasseln und Aktionen von uns verlangen. Plane daher auch hier immer mit Zeitpuffer, d. h. verplane maximal 60 % deiner täglichen Arbeitszeit mit festen Projekten und Aufgaben, so dass du die übrigen 40 % zur freien Verfügung hast. Das erspart Stress und Frustration.

  • E wie “Entscheidungen treffen”
Entscheidungen zu treffen ist eine Kunst, die Vielen von uns schwer fällt. Im Rahmen der ALPEN-Methode geht es darum, dass du dich für die Wichtigkeit bzw. Relevanz einer Aufgabe entscheidest, diese zeitlich nach oben priorisierst oder die Aufgabe auf einen späteren Zeitpunkt verschiebst oder gar streichst. Du musst also ein für dich logisches Entscheidungssystem entwickeln, um deine gesetzten Ziele zu erreichen. Ich frage mich immer: Wie wichtig ist die Fertigstellung dieses Projekts oder Aufgabe für die Erreichung meines Ziels? Falls ja: Was ist der erste wichtige Schritt, den ich zu tun habe?

  • N wie “Nachkontrolle”
“Nachkontrolle” hört sich so streng und dogmatisch an. Ich nenne es lieber “Review”, da ich etwas für meine nächsten Planungen lernen möchte. Konkret schaust du dir im täglichen Rückblick  die von dir ursprünglich geplanten und faktisch umgesetzten Aufgaben/Projekte an, um:
  • zu sehen, was du an Aufgaben erledigen konntest;
  • zu lernen, ob deine Zeitplanung realistisch war;
  • abzusehen, was morgen für dich ansteht;

Vorteile und Nachteile

Die ALPEN-Methode ist ein gutes Zeitmanagement-Werkzeug, um den eigenen Tagesablauf zu strukturieren und mehr Fokus  und Energie auf deine Ziele zu setzen – doch wie bei fast allen Dingen im Leben ist die Methode nicht für jede*n geeignet.

Die 3 wichtigsten Vorteile

Die ALPEN-Methode kann dir konkret helfen, um:

  • einen Überblick über deinen Workload und Tagesablauf zu bekommen;
  • den Fokus auf die eigenen Ziele und dringenden Termine zu halten durch konkrete Zeitlimits und Deadlines für Aufgaben;
  • flexibel auf ungeplante Dinge reagieren zu können und zugleich die eigenen Ziele nicht aus den Augen zu verlieren.

Nachteile des ALPEN-Modells

Der größte Nachteil des ALPEN-Modell ist vor allem, dass die Methode nur dann wirklich funktioniert, wenn man alle Arbeitsschritte selbst in der Hand hat. Für Teams ist das ALPEN-Modell daher nur schwer umzusetzen – es sei denn, es ist auf alle Verlass und es kommt nichts Unvorhergesehenes dazwischen. Daneben sind viele Annahmen der ALPEN-Methode wie z. B. die Pufferzeiten in der Theorie super, doch in der Umsetzung schwierig. Ist der Arbeitsalltag eher fremdbestimmt, z. B. durch viele Termine, so sind Pufferzeiten von 60 % nur schwer umzusetzen. Die ALPEN-Methode funktioniert daher eher für gut organisierte und vor allem selbstbestimmte Menschen, die viel Selbstdisziplin mitbringen.

Praktische Beispiele bei der Anwendung der ALPEN-Methode im Bewerbungsprozess

Gerade im Rahmen der beruflichen Neuorientierung macht es Sinn, gut organisiert in die Jobsuche zu starten, denn nicht ohne Grund stufen Karriere-Expertin die Jobsuche als Vollzeit-Aufgabe ein. Viele Wechselwillige unterschätzen häufig den Zeitaufwand für die Erstellung der Bewerbungsunterlagen, die eigentliche Bewerbungsphase sowie Vorbereitung auf Job-Interviews. Die ALPEN-Methode kann daher helfen, einen Überblick über die notwendigen Aufgaben zu erhalten. Wenn ein Kandidat dann durch verschiedene Bewerbungen den Prozess in Gang gebracht hat, überschlagen sich oft die Ereignisse, wenn der Kandidat erfolgreich ist, d. h. es viel Resonanz auf die Bewerbungen gibt. Hier geht es dann darum, die richtige Balance zu halten. In akuten Bewerbungsprozessen gilt es, den Funnel mit Stellen zu füllen und sich möglichst viele Optionen so lange wie möglich offen zu halten, bis eine Stelle unter Dach und Fach und die Tinte auf dem Arbeitsvertrag trocken ist. Das erfordert gutes Zeit- und Entscheidungsmanagement. Probier’ es selbst einmal!

Fazit

Die ALPEN-Methode bietet gerade für Projekte und Aufgaben, die ohne viele Abhängigkeiten zu strukturieren sind, eine große Hilfestellung. Ein gutes Beispiel hierfür ist der Bewerbungsprozess im Rahmen einer beruflichen Neuorientierung. So gewinnt man schnell einen guten Überblick über die notwendigen Bewerbungsschritte, anstehende Deadlines sowie ein flexibles Modell, das schnell auf Veränderungen reagieren kann, wenn man sich an tägliche Pufferzeiten hält. Die ALPEN-Methode ist allerdings von der Strukturiertheit und Selbstdisziplin des Anwenders abhängig, daher ist sie auch nicht für jede*n geeignet. Es gibt Persönlichkeiten, die einfach flexiblere Zeit- und Selbstmanagement-Systeme benötigen. Hier gilt es also einfach zu probieren, ob sich die Methode für einen selbst als nützlich erweist.



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